Le Brief
Zut Media est une société de production et de tournage qui travaille chaque année avec un client sur sa conférence annuelle. Cette année, ils souhaitaient faire quelque chose de différent et ont trouvé Wildgoose via Google.
Le thème de l’événement était « L’enlèvement du patron ». Zut Media allait filmer une courte vidéo pour l’introduction de l’événement, montrant que le grand patron du client final avait été enlevé et embarqué dans le coffre d’une camionnette ! Ils souhaitaient proposer une série de défis pour retrouver le patron, de quoi remplir une journée entière. Cet événement ne devait pas être sérieux ni axé sur les affaires — il s’agissait de s’amuser et de féliciter l’équipe pour une année couronnée de succès.
La Solution
Pour cet événement, nous avons estimé que le thème Spy School serait le plus adapté, compte tenu du contenu des questions et des défis. Le client final souhaitait également intégrer des activités supplémentaires telles que des ateliers de cocktails, des tirs au but, des simulateurs de conduite et des simulations d’entretiens. Nous avons donc décidé de créer une version personnalisée du thème Spy School, non seulement pour incorporer ces activités supplémentaires, mais aussi pour supprimer l’élément de capture de l’espion — l’objectif étant de retrouver le patron ! Pour apporter encore plus de créativité et d’humour à l’événement, nous avons suggéré à Zut Media de filmer des vidéos de « prise d’otage », afin que les équipes puissent voir que le patron était bien retenu en captivité. Ces vidéos ont été intégrées à certains points chauds, obligeant les équipes à répondre à des questions en lien avec ces séquences. Zut Media a également habillé l’application avec un thème « Police ».
Après la première prise de contact et quelques appels téléphoniques, une réunion a été organisée à Chester afin de présenter à Zut Media le fonctionnement de nos événements avec le GPS et les tablettes. C’est lors de cette réunion que nous avons mené une séance de brainstorming pour définir ce qui pouvait ou non être intégré à l’événement, la manière dont le thème serait mis en cohérence et à quoi ressemblerait le résultat final. Après la réunion, il s’est agi de préparer des exemples de personnalisation de l’application et de rassembler l’ensemble des activités, des défis et des vidéos. L’équipe événementielle s’est rendue à Manchester la veille de l’événement pour retrouver Zut Media et assembler tous les supports dont les équipes auraient besoin tout au long de la journée.
Les Résultats
Le jour de l’événement, nous avions 10 équipes de 8 participants, toutes nommées d’après différents détectives célèbres (par exemple : Starsky & Hutch, Miss Marple, James Bond). Chaque équipe a reçu un planning pour ses activités supplémentaires afin d’éviter que toutes se retrouvent au même endroit en même temps. Pour le briefing, l’équipe événementielle s’est déguisée en policiers et a escorté tous les participants dans une salle de briefing de l’hôtel où ils séjournaient, pour leur montrer une vidéo annonçant l’enlèvement de leur patron (ce qui a suscité quelques applaudissements !). Les participants ont ensuite reçu le brief de l’événement expliquant le fonctionnement des tablettes et le déroulement de leur journée. En fin d’après-midi, une fois tous les défis accomplis et les équipes de retour à l’hôtel, les photos de la journée ont été projetées, les résultats annoncés, et une « équipe d’intervention » a ramené le patron sain et sauf auprès de ses collaborateurs !
