Allgemeine Geschäftsbedingungen

Wildgoose Events Limited

Allgemeine Geschäftsbedingungen für virtuelle, Präsenz- und Hybridveranstaltungen

Aktualisiert am 14. September 2026

Hinweis zur deutschen Übersetzung: Für Kunden und Veranstaltungen in Deutschland gelten die Terms and Conditions von Wildgoose Events Limited in ihrer englischen Originalfassung vom 14. September 2026. Mit der Buchung erklärt sich der Kunde mit diesen englischen Terms and Conditions einverstanden. Die nachfolgende deutsche Fassung dient ausschließlich der besseren Verständlichkeit und stellt eine Übersetzung der englischen Originalfassung dar. Im Falle von Abweichungen oder Unklarheiten ist ausschließlich die englische Originalfassung maßgeblich. Das englische Original ist im Anschluss an die deutsche Übersetzung vollständig aufgeführt.

1. Buchung

1.1 Alle Buchungen werden zwischen Wildgoose Events Limited (das „Unternehmen“) und dem Kunden geschlossen (wobei der Begriff „Kunde“ alle weiteren Mitglieder der Gruppe des Kunden einschließt).

1.2 Ein Vertrag zwischen dem Unternehmen und dem Kunden gilt als geschlossen, sobald der Kunde eine Veranstaltung über eine Wildgoose-Website bucht und die Zahlung per Kreditkarte oder einer anderen Zahlungsmethode leistet. Sollte die Kreditkartenzahlung fehlschlagen, gilt ein Vertrag erst dann als geschlossen, wenn eine erfolgreiche Kreditkartenzahlung erfolgt ist oder eine alternative Zahlungsmethode schriftlich vereinbart wurde.

1.3 Der Vertrag unterliegt diesen Buchungsbedingungen, die nur im gegenseitigen Einvernehmen geändert werden können und unter Ausschluss aller anderen Geschäftsbedingungen gelten, sofern nicht in diesen Bedingungen oder in einem anderen Buchungsformular zwischen dem Kunden und dem Unternehmen ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde. Besteht ein Widerspruch zwischen diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen und einem gültigen Veranstaltungsvertragsformular (das vom Unternehmen oder vom Kunden bereitgestellt wurde), gehen die Bestimmungen des Veranstaltungsvertragsformulars vor.

2. Zahlung

2.1 Bei der Buchung einer Veranstaltung über die Wildgoose-Website muss der Kunde zum Zeitpunkt der Buchung den vollständigen Betrag per Kreditkarte bezahlen, sofern keine Zahlungsbedingungen auf Rechnung vereinbart wurden; in diesem Fall wird eine Rechnung ausgestellt. Zusätzliche Teilnehmende können vorbehaltlich Verfügbarkeit bis 48 Stunden vor dem Veranstaltungstermin hinzugefügt und bezahlt werden.

2.2 Der Kunde ist verpflichtet, für alle Personen zu bezahlen, die an der Aktivität teilnehmen, und nicht nur für diejenigen, die die Mobile Adventures App herunterladen.

2.3 Zusätzliche Teilnehmende, die am Veranstaltungstag hinzukommen, werden berechnet und nach der Veranstaltung in Rechnung gestellt. Bei einer Verringerung der Teilnehmerzahl unter die bei der Online-Buchung vereinbarte Anzahl erfolgt keine Erstattung. Das Unternehmen behält sich das Recht vor, zusätzliche Teilnehmende, die am Veranstaltungstag hinzukommen, automatisch über dieselbe Kreditkarte abzurechnen, die für die ursprüngliche Buchung verwendet wurde, oder bei vereinbarten Zahlungsbedingungen eine zusätzliche Rechnung auszustellen. Kreditkarten werden innerhalb von 24 Stunden nach der Veranstaltung automatisch belastet.

2.4 Ist die vollständige Zahlung nicht zum erforderlichen Zeitpunkt eingegangen, behält sich das Unternehmen das Recht vor, die Buchung als storniert zu behandeln. In diesem Fall kann der Kunde verpflichtet sein, die in Ziffer 6.2 genannten Stornierungsgebühren zu zahlen. Das Unternehmen behält sich das Recht vor, auf alle bis zum Fälligkeitstermin nicht eingegangenen Beträge monatlich Zinsen in Höhe von 2 % über dem Basiszinssatz der Bank of England zu erheben.

3. Preise

3.1 Alle angegebenen Preise und Gebühren werden nach bestem Wissen und Gewissen genannt und gelten als korrekt. Sie basieren auf den zum Zeitpunkt der Buchung geltenden Tarifen und Wechselkursen.

4. Änderungen durch den Kunden

4.1

Mehr als 7 Tage vor dem Veranstaltungstermin (mit Remote Host)

Nach erfolgter Buchung entstehen dem Kunden keine Gebühren, wenn er mehr als 7 Tage vor dem Veranstaltungstermin Änderungen am Veranstaltungstermin, Veranstaltungsort, Veranstaltungsthema oder an der Start-/Endzeit vornehmen möchte. Bitte beachten Sie, dass der neue Veranstaltungstermin nicht mehr als 6 Monate nach dem ursprünglichen Veranstaltungstermin liegen darf, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

Alle Änderungen können vom Kunden über sein Kundenportal vorgenommen werden.

Mehr als 7 Tage vor dem Veranstaltungstermin (mit Onsite Host)

Nach erfolgter Buchung gelten bei Änderungen des Veranstaltungstermins, Veranstaltungsorts, Veranstaltungsthemas oder der Start-/Endzeit mehr als 7 Tage vor dem Veranstaltungstermin folgende Gebühren:

sämtliche dem Unternehmen entstandenen Kosten, z. B. für Reisen (Bahntickets, Flüge) oder Unterkunft. In diesen Fällen behält sich das Unternehmen das Recht vor, dem Kunden alle angemessenen entstandenen Kosten vollständig in Rechnung zu stellen.
Liegt die Veranstaltung mehr als 7 Tage und weniger als 4 Wochen entfernt, sind zusätzlich 50 % der Gebühr für den Onsite Host zu zahlen.

Änderungen sollten zunächst mit dem Kundenservice-Team des Unternehmens besprochen werden, damit der vollständige Umfang etwaiger Gebühren zwischen beiden Parteien vereinbart wird, bevor die Änderungen bestätigt werden.

4.2

Weniger als 7 Tage vor dem Veranstaltungstermin (mit Remote Host)

Möchte der Kunde weniger als 7 Tage vor dem Veranstaltungstermin den Veranstaltungstermin oder die Start-/Endzeit (um mehr als 15 Minuten) ändern, ist eine Gebühr in Höhe von 25 % des Gesamtwerts der Buchung oder €175, je nachdem welcher Betrag höher ist, zu zahlen. Diese wird als „Verschiebungsgebühr“ bezeichnet. Keine Gebühr fällt an, wenn die Änderung der Startzeit weniger als 15 Minuten von der ursprünglich vereinbarten Startzeit abweicht und die Endzeit dadurch nicht um mehr als 15 Minuten beeinflusst wird.

Weniger als 7 Tage vor dem Veranstaltungstermin (mit Onsite Host)

Möchte der Kunde weniger als 7 Tage vor dem Veranstaltungstermin den Veranstaltungstermin oder die Start-/Endzeit (um mehr als 15 Minuten) ändern, ist eine Gebühr in Höhe von 25 % des Gesamtwerts der Buchung oder €350, je nachdem welcher Betrag höher ist, zu zahlen. Diese wird als „Verschiebungsgebühr“ bezeichnet. Zusätzlich ist der Kunde verpflichtet, alle angemessenen Kosten zu übernehmen, die unserem Onsite Host entstehen, um die Änderungen zu ermöglichen, z. B. Reise- und Unterkunftskosten. Keine Gebühr fällt an, wenn die Änderung der Startzeit weniger als 15 Minuten von der ursprünglich vereinbarten Startzeit abweicht und die Endzeit dadurch nicht um mehr als 15 Minuten beeinflusst wird.

4.3a Änderungen des Veranstaltungstermins und/oder der Start-/Endzeit durch den Kunden innerhalb von 24 Stunden nach der ursprünglichen Buchung sind kostenfrei.

4.3b Alle gewünschten Änderungen müssen schriftlich erfolgen, und die Verschiebungsgebühr muss spätestens 24 Stunden vor dem ursprünglichen Veranstaltungstermin an das Unternehmen gezahlt werden; andernfalls wird die Buchung als Stornierung behandelt und es fallen die in Ziffer 6.2 genannten Stornierungsgebühren an.

4.3c Die Verschiebungsgebühr wird vom Unternehmen innerhalb von 24 Stunden automatisch derselben Kreditkarte belastet, die für die ursprüngliche Buchung verwendet wurde, oder bei vereinbarten Zahlungsbedingungen per Rechnung erhoben. Erfolgt die Zahlung nicht, kann die Veranstaltung als storniert behandelt werden.

4.4 Kann das Unternehmen den neuen Veranstaltungstermin oder die neue Start-/Endzeit nicht ermöglichen, bemühen sich beide Parteien um einen alternativen Veranstaltungstermin und eine Start-/Endzeit, die für beide Parteien geeignet sind.

4.5 Bitte beachten Sie, dass ein neu vereinbarter Veranstaltungstermin in allen Fällen nicht mehr als 6 Monate nach dem ursprünglichen Veranstaltungstermin liegen darf, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

5. Änderungen durch das Unternehmen

5.1 Möchte das Unternehmen nach erfolgter Buchung Änderungen am Veranstaltungstermin, Veranstaltungsthema oder an der Startzeit vornehmen, hat der Kunde die Möglichkeit, vom Unternehmen eine vollständige Erstattung zu verlangen.

6. Stornierung durch den Kunden

6.1 Storniert der Kunde eine Veranstaltung oder behandelt das Unternehmen die Veranstaltung aufgrund von Nichtzahlung als storniert, werden die in Ziffer 6.2 genannten Stornierungsgebühren innerhalb von 7 Tagen vom Kunden an das Unternehmen fällig. Die Stornierung muss dem Unternehmen vom Kunden schriftlich mitgeteilt werden.

6.2 Es gelten folgende Stornierungsgebühren:

6.2a Innerhalb von 24 Stunden nach der Buchung – 0 % Stornierungsgebühr abzüglich 5 % Verwaltungsgebühr.

6.2b Ab 24 Stunden nach der Buchung bis vier Wochen vor dem Veranstaltungstermin – 50 % Stornierungsgebühr, sofern zum Zeitpunkt der Buchung zwischen beiden Parteien kein anderer Satz vereinbart wurde.

6.2c Innerhalb von vier Wochen vor dem Veranstaltungstermin – 100 % Stornierungsgebühr. Der vollständige Betrag ist fällig (sofern nicht innerhalb von 24 Stunden nach der Buchung storniert wird; in diesem Fall gilt Ziffer 6.2a).

6.2d Bei einer zuvor verschobenen Veranstaltung werden die Stornierungsgebühren auf Grundlage des ursprünglichen Veranstaltungstermins berechnet.

7. Stornierung durch das Unternehmen

7.1 Sollte das Unternehmen die Veranstaltung in dem unwahrscheinlichen Fall stornieren müssen, wird es sich bemühen, dem Kunden einen geeigneten alternativen Veranstaltungstermin, eine Startzeit und ein Veranstaltungsthema anzubieten. Ist die Alternative für den Kunden nicht akzeptabel, erstattet das Unternehmen alle vollständig gezahlten Beträge innerhalb von 7 Tagen.

8. Haftungsausschluss

8.1 Keine der Parteien übernimmt die Haftung für Umstände, die außerhalb ihrer Kontrolle liegen, z. B. Krieg oder terroristische Aktivitäten, Wetterbedingungen, Feuer, Verzögerungen, vorübergehende technische, mechanische oder elektrische Störungen oder Transportprobleme (sofern zutreffend).

8.2 Das Unternehmen haftet nicht für Tod, Körperverletzung oder Erkrankung des Kunden oder eines Mitglieds seiner Gruppe, es sei denn, es wird nachgewiesen, dass diese durch Fahrlässigkeit des Unternehmens, seiner Mitarbeitenden oder ausschließlich für das Unternehmen tätiger Subunternehmer verursacht wurde.

8.3 Das Unternehmen haftet unter keinen Umständen für mittelbare Schäden oder Folgeschäden, die sich aus diesem Vertrag ergeben.

9. Marketing

9.1 Das Unternehmen hat mit größter Sorgfalt darauf geachtet, dass die Beschreibungen der Veranstaltungen korrekt sind. Dennoch können Fehler auftreten und Veranstaltungen gelegentlich geändert oder zurückgezogen werden. Das Unternehmen übernimmt keine Verantwortung für Fehler oder Änderungen, die außerhalb seiner Kontrolle liegen.

9.2 Das Unternehmen kann Case Studies erstellen und Fotos und Videos von der Veranstaltung in Marketingmaterialien verwenden, sofern der Kunde dem nicht ausdrücklich widerspricht.

10. Vertrauliche Informationen / Schutz geistigen Eigentums

10.1 Der Kunde stimmt zu und erkennt an, dass sämtliche Informationen, die das Unternehmen im Zusammenhang mit diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Veranstaltung bereitstellt, einschließlich insbesondere aller Produkte, Angebote, Prozesse, Pläne, Ideen, Know-how, Designrechte, Geschäftsgeheimnisse, Marktchancen und geschäftlichen Angelegenheiten („Informationen“), Eigentum des Unternehmens sind und dem Kunden keinerlei Rechte an diesen Informationen zustehen.

10.2 Der Kunde hat sämtliche Informationen streng vertraulich zu behandeln und darf sie nur insoweit gegenüber anderen Personen offenlegen, wie dies für die ordnungsgemäße Durchführung der Veranstaltung zwingend erforderlich ist. Der Kunde darf die Informationen selbst nur im Zusammenhang mit der Veranstaltung und im dort zulässigen Umfang verwenden.

11. Beschwerden und Streitigkeiten

11.1 Bei Unzufriedenheit oder Beschwerden sollte der Kunde das Unternehmen zunächst innerhalb einer Woche nach der Veranstaltung schriftlich benachrichtigen.

11.2 Streitigkeiten, die nicht gütlich beigelegt werden können, werden von den Gerichten von England und Wales entschieden, denen die Parteien durch diese Vereinbarung die ausschließliche Zuständigkeit übertragen.

12. Allgemeines

12.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen unterliegen englischem Recht.

12.2 Sollte eine Bestimmung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufgrund einer Vorschrift des anwendbaren Rechts nichtig oder nicht durchsetzbar sein, wird sie gestrichen; die übrigen Bestimmungen bleiben in vollem Umfang wirksam. Soweit erforderlich, werden sie so angepasst, dass dem Sinn und Zweck dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen so weit wie möglich Rechnung getragen wird.

12.3 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen stellen die vollständige Vereinbarung und das vollständige Verständnis zwischen den Parteien in Bezug auf den Vertragsgegenstand dar und ersetzen alle vorherigen Gespräche, Erklärungen, Zusagen und Vereinbarungen in diesem Zusammenhang (die hiermit ausgeschlossen werden). Keine Partei hat sich auf solche vorherigen Gespräche, Erklärungen, Zusagen oder Vereinbarungen verlassen, ausgenommen betrügerisch gemachte Angaben. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen dürfen nur schriftlich geändert oder erweitert werden, wenn die Änderung oder Erweiterung von oder im Namen der Parteien unterzeichnet wird.

13. Datenschutz

13.1 Wildgoose verpflichtet sich, Ihre Privatsphäre zu schützen und sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten in sicherer und verantwortungsvoller Weise im Einklang mit dem Data Protection Act 2018 und der DSGVO verarbeitet werden.

Einzelheiten dazu, wie wir Ihre Daten verarbeiten, finden Sie im nachstehenden Anhang sowie in unserer Datenschutzerklärung auf unserer Website www.wearewildgoose.com.

14. Abtretung und Übertragung

14.1 Das Unternehmen kann jederzeit sämtliche oder einzelne Rechte und Pflichten aus dieser Vereinbarung abtreten, übertragen oder als Unterauftrag vergeben – einschließlich insbesondere der operativen Durchführung und Moderation der Veranstaltung – und zwar an verbundene Unternehmen, Tochtergesellschaften oder autorisierte Wildgoose Operating Partner, ohne dass die Zustimmung des Kunden erforderlich ist.

Anhang A: Verarbeitung, personenbezogene Daten und betroffene Personen

Gegenstand

A) Beim Herunterladen der App oder Laden des Spiels werden vom Unternehmen keine Daten erhoben. Das Unternehmen beginnt erst dann mit der Datenerhebung, wenn Personen einem Spiel beitreten. Ab diesem Zeitpunkt werden folgende Daten erhoben: verwendetes Gerät, Betriebssystem des Geräts, während des Spiels zurückgelegte Entfernung, Akkustand des Geräts zu Beginn, welche Aufgaben während des Spiels freigeschaltet wurden, der Prozentsatz der korrekt abgeschlossenen Aufgaben sowie der Standort während des Spiels. Das Unternehmen verarbeitet diese Daten, um die Ihnen bereitgestellten Systeme, Dienstleistungen und Challenges weiterzuentwickeln, zu testen und zu verbessern. Weitere Informationen zur Datenschutzrichtlinie des Unternehmens finden Sie hier: Datenschutzerklärung

B) Das Unternehmen verarbeitet die Antworten auf jede Frage aus der Veranstaltung, während der Veranstaltung aufgenommene Fotos und Videos sowie Antworten auf etwaige Feedback-Aufgaben, die in das Spiel integriert wurden. Standardmäßig erfassen diese Feedback-Aufgaben Informationen zur Veranstaltung und bitten Teams, die Veranstaltung zu bewerten sowie positive und negative Kommentare abzugeben. Der Kunde kann sich entscheiden, die Fragen nicht zu beantworten.

Zweck und Art der Verarbeitung

A) Wir verarbeiten aggregierte, nicht identifizierbare Daten, um die Ihnen bereitgestellten Systeme, Dienstleistungen und Challenges weiterzuentwickeln, zu testen und zu verbessern.

B) Wir verarbeiten diese Daten, um dem Kunden nach Ende der Veranstaltung Fotos, Videos und Statistiken zur Verfügung zu stellen.

Dauer der Verarbeitung

12 Monate

Kategorien betroffener Personen

Kunden, Mitarbeitende des Kunden

Datenkategorien

A) Verwendetes Gerät, Betriebssystem des Geräts, während des Spiels zurückgelegte Entfernung, Akkustand des Geräts zu Beginn, welche Aufgaben während des Spiels freigeschaltet wurden, Prozentsatz der beim 1./2./3. Versuch korrekt abgeschlossenen Aufgaben, Standort während des Spiels.

B) Fotos, Videos, Feedback.

Rückgabe oder Löschung der Daten

Wenn wir personenbezogene Daten erheben oder verarbeiten, beträgt unsere Aufbewahrungsfrist 12 Monate ab dem Startdatum Ihrer Veranstaltung. Während dieses Zeitraums werden Ihre Daten anonymisiert, beispielsweise durch Zusammenführung mit anderen Daten, sodass sie in nicht identifizierbarer Form für statistische Analysen und Geschäftsplanung verwendet werden können. Nach Ablauf dieses Zeitraums von 12 Monaten werden Ihre Daten gelöscht.

Wildgoose Events Limited – Englische Originalfassung – maßgebliche Terms and Conditions

Virtual, In-Person and Hybrid Events Terms and Conditions

Updated 14th September 2026

1. Booking

1.1 All bookings are made between Wildgoose Events Limited (the Company) and the Client (which term includes all other members of the client’s party).

1.2 A contract between the Company and the Client is deemed to be in existence upon the booking of an event by the Client through any Wildgoose website with payment by the Client by credit card or any other payment method. Should credit card payment fail, then a contract is not deemed to be in existence until a successful credit card payment has been made, or an alternative payment method has been agreed in writing.

1.3 The contract will be subject to these booking conditions which may not be varied without mutual agreement and which shall apply to the exclusion of all other terms and conditions unless explicitly agreed to within this or any other Booking Form between the Client and the Company. Should there be an inconsistency between these terms and conditions and a valid event contract form (supplied by the Company or the Client), the provisions of the event contract form shall prevail.

2. Payment

2.1 When booking an event via the Wildgoose website, the Client is required to make full payment by credit card at the time of booking unless credit terms have been agreed, in which case an invoice will be raised. Additional participants can be added and paid for up to 48 hours prior to the Event Date subject to availability.

2.2 A client is required to pay for all participants taking part in the activity, and not just those who download the Mobile Adventures app.

2.3 Additional participants that join the event on the day will be chargeable and invoiced for post-event. There shall be no refunds given for a reduction in numbers below the level agreed when the booking is placed online. The Company reserves the right to auto-charge the same credit card (that was used for the original booking) for additional participants that have joined on the day, or to raise an additional invoice where credit terms have been agreed. Credit cards will be auto-charged within 24 hours of the event.

2.4 If payment in full has not been made at the required time, the Company reserves the right to treat the booking as cancelled, in which case the Client may become liable to pay such cancellation charges as are set out in Clause 6.2. The Company reserves the right to levy interest at 2% above the Bank of England base rate per month on any outstanding amount not received by the due date.

3. Prices

3.1 All of the prices and charges quoted are given in good faith and are believed to be correct and based upon tariffs and rates of exchange applicable at the date of the booking.

4. Alteration by the Client

4.1

More than 7 days prior to the Event Date (with a Remote Host)

After a booking has been made, if the Client wishes to make alterations to the Event Date, Event Location, Event Theme or Start/ Finish Time more than 7 days prior to the Event Date, there will be no charges incurred by the Client in doing so. Please note that the new Event Date cannot be more than 6 months after the original Event Date unless otherwise agreed.

All changes can be made by the Client through their account.

More than 7 days prior to the Event Date (with an Onsite Host)

any expenses incurred by the Company such as travel (train tickets, flights) or accommodation. In such instances the Company reserves the right to pass on all reasonable expenses incurred to the Client for full payment.
If the event is more than 7 days and less than 4 weeks prior to the Event Date, the Client will also be due to pay 50% of the Onsite Host fee.

Any changes should be discussed first with the Company’s Customer Support team so that the full extent of any charges is agreed upon between both parties before changes are confirmed.

4.2

Less than 7 days prior to the Event Date (with a Remote Host)

Should the Client wish to make alterations to the Event Date or Start/ Finish Time (by more than 15 minutes) less than 7 days prior to the Event Date then the Client will be liable to pay a charge equivalent to 25% of the total value of the booking or £150, whichever is greater, hereby known as the ‘Postponement Fees’. The Client will not be liable if the change to the Start Time is less than 15 minutes from the original agreed Start Time and does not impact the Finish Time by more than 15 minutes.

Less than 7 days prior to the Event Date (with an Onsite Host)

Should the Client wish to make alterations to the Event Date or Start/ Finish Time (by more than 15 minutes) less than 7 days prior to the Event Date then the Client will be liable to pay a charge equivalent to 25% of the total value of the booking or £300, whichever is greater, hereby known as the ‘Postponement Fees’. In addition, the Client will be liable to pay for all reasonable expenses incurred for our Onsite Host to accommodate your changes e.g. travel and accommodation. The Client will not be liable if the change to the Start Time is less than 15 minutes from the original agreed Start Time and does not impact the Finish Time by more than 15 minutes.

4.3a Any changes made to the Event Date and/ or Start/ Finish time by the Client within 24 hours of the original booking will not be chargeable.

4.3b Any changes requested must be made in writing and the Postponement Fees must be paid to the Company no later than 24 hours prior to the original Event Date; otherwise it will be treated as a cancellation with liability to incur cancellation charges as set out in Clause 6.2.

4.3c Postponement Fees will be charged by the Company to the same credit card (that was used for the original booking) automatically within 24 hours, or by invoice if credit terms have been agreed. Failure to do so could result in the event being treated as cancelled.

4.4 Should the Company be unable to accommodate the new Event Date or Start/ Finish Time then both parties shall seek to find an alternative Event Date and Start/ Finish Time that suits both parties.

4.5 Please note that in all instances any rearranged Event Date cannot be more than 6 months after the original Event Date unless otherwise agreed.

5. Alteration by the Company

5.1 After a booking has been made, if the Company wishes to make alterations to the Event Date, Event Theme or Start Time, the Client has the option to request a full refund from the Company.

6. Cancellation by the Client

6.1 If the Client cancels an event or the event is treated by the Company as cancelled by reason of non-payment, Cancellation Charges as set out in clause 6.2 shall become payable by the Client to the Company within 7 days. Cancellation must be notified to the Company in writing by the Client.

6.2 Cancellation Charges will be made as follows:

6.2a Within 24 hours of placing the booking - 0% Cancellation Charge less 5% admin fee.

6.2b From 24 hours of booking to four weeks before the Event Date - 50% Cancellation Charge, unless a different rate is agreed between both parties at the time of booking.

6.2c Within four weeks of the Event Date – 100% Cancellation Charge. The full amount is payable (unless cancelled within 24 hours of placing the booking, in which case refer to 6.2a)

6.2d In the case of a previously postponed event, Cancellation Charges will be calculated based on the original Event Date.

7. Cancellation by the Company

7.1 In the unlikely event that the Company needs to cancel the Event, it will endeavour to offer the Client a suitable alternative Event Date, Start Time and Event Theme. If the alternative is not acceptable to the Client, the Company will refund all monies paid in full within 7 days.

8. Exclusion of liability

8.1 Neither party accepts liability for circumstances beyond its control e.g. war or terrorist activity, weather conditions, fire, delays, temporary technical, mechanical or electrical breakdowns or transportation problems (if applicable).

8.2 The Company shall be under no liability for death or personal injury or illness suffered by the Client or any member of his party unless shown to have been caused by negligence on the part of the Company, its employees or labour-only subcontractors.

8.3 The Company shall not be liable in any circumstances for any indirect or consequential loss resulting hereunder.

9. Marketing

9.1 The Company has taken every care to ensure that the descriptions of the events are accurate, however, errors do sometimes occur and occasionally events may be modified or withdrawn. The Company accepts no responsibility for any errors or modifications beyond its control.

9.2 The Company may create case studies and use photos and videos from the event in marketing material unless specifically asked not to by the Client.

10. Confidential Information/Intellectual Property Protection

10.1 The Client agrees and accepts that all information provided by the Company related to these terms and conditions and to the event including without limitation all products, proposals, processes, plans, ideas, know how, design rights, trade secrets, market opportunities, and business affairs (“Information”) are the property of the Company and no rights of any nature in such Information vest in the Client.

10.2 The Client shall keep all Information strictly confidential and shall not disclose Information to any person other than as strictly required for the proper performance of the event and will not use the Information itself other than as permitted in connection with the event.

11. Complaints and disputes

11.1 In the event of dissatisfaction or complaints, the Client should first notify the Company in writing within one week of the event.

11.2 Disputes which cannot be settled amicably will be determined by the courts of England and Wales to whom the parties by this agreement give exclusive jurisdiction.

12. General

12.1 These terms and conditions shall be governed by English Law.

12.2 In the event that any provision of these terms and conditions shall be void or unenforceable by reason of any provision of applicable law, it shall be deleted and the remaining provisions hereof shall continue in full force and effect and, if necessary, be so amended as shall be necessary to give effect to the spirit of these terms and conditions so far as possible.

12.3 These terms and conditions constitute the entire agreement and understanding between the parties in relation to the subject-matter hereof and supersedes and replaces all prior discussions, representations, undertakings and agreements in connection therewith (which are hereby excluded) and neither party has relied upon such prior discussions, representations, undertakings or agreements save for those made fraudulently. These terms and conditions may not be modified or extended except in writing signed by or on behalf of the parties.

13. Data Protection

13.1 Wildgoose is committed to protecting your privacy and ensuring that your personal information is handled in a safe and responsible way in line with the 2018 Data Protection Act and the GDPR.

Details of how we handle your data are published in the schedule below and in our Privacy Notice on our website www.wearewildgoose.com

14. Assignment and Transfer

14.1 The Company may at any time assign, transfer, or subcontract any or all of its rights and obligations under this agreement—including, without limitation, the operational delivery and hosting of the event—to any affiliate, subsidiary, or authorised Wildgoose Operating Partner without the consent of the Client.

Schedule A: Processing, Personal Data and Data Subjects

Subject matter

A) No data is collected by the Company at the point of downloading the app or loading the game. The Company only starts collecting data at the point when individuals join a game. At that point the following data is collected: device used, device operating system, distance travelled during the game, starting battery life of the device, which tasks you unlocked during the game, % of tasks that you completed correctly and location throughout the game. The Company processes this data to help us develop, test and improve the systems, services and challenges we provide to you. Further information about The Company’s data protection policy can be found here: https://wearewildgoose.com/uk/privacy-policy/

B) The Company will process answers to each question from the event, photos and videos captured during the event, and responses to any feedback tasks that have been inserted into the game. As standard, these feedback tasks will capture information on the event, asking teams to rate the event and offer up positive and negative comments. The Client can choose not to answer the questions.

The purpose and nature of the processing

A) We process aggregated, non-identifiable data to help us develop, test and improve the systems, services and challenges we provide to you.

B) We process this data in order to share the photos, videos and statistics with the Client at the end of the event

Duration of the processing

12 months

Categories of data subject

Clients, employees of the client

Categories of data

A) Device used, device operating system, distance travelled during the game, starting battery life of the device, which tasks your unlocked during the game, % of tasks that you completed correctly 1st/ 2nd/ 3rd time, your location throughout the game,

B) Photos, videos, feedback,

Return or deletion of the data

Whenever we collect or process your personal data, our retention period is 12 months from your event start date. During this period, your data will be anonymised, for example by aggregation with other data so that it can be used in a non-identifiable way for statistical analysis and business planning. At the end of this 12 month period, your data will be deleted.