Bedrijven krijgen op alle fronten te maken met stijgende kosten en de budgetten zijn dit jaar krap. Toch is het eindejaarsfeest hét moment van het jaar waarop iedereen het team bij elkaar wil brengen. Hier zijn zeven praktische manieren om meer uit je budget voor teambuilding met kerst te halen, met volop ruimte voor verbinding.
Kort samengevat. Met deze zeven eenvoudige aanpassingen verlagen bedrijven de kosten van teambuilding met kerst en aan het einde van het jaar.
- Gebruik je eigen kantoor in plaats van een locatie te huren.
- Laat catering leveren in plaats van uit eten te gaan.
- Verbind kantoren in verschillende steden via een videoverbinding in plaats van te reizen.
- Kies een begeleider op afstand. Die kost doorgaans €300, minstens €600 minder dan een begeleider ter plaatse.
- Boek op een rustigere dag of verplaats het feest naar een nieuwjaarsreceptie in januari.
- Kies een aanbieder die technologie inzet en geen busjes vol materiaal nodig heeft.
- Organiseer korte online activiteiten tussen de fysieke bijeenkomsten door.
Waarom de kosten dit jaar zwaarder wegen
Bedrijven krijgen dit jaar op alle fronten te maken met stijgende kosten. Energie, personeel, leveranciers en reizen worden allemaal duurder. In België heeft de automatische loonindexering de brutolonen in slechts vier jaar tijd met 20% doen stijgen. Kmo-bedrijfsleiders noemen de stijgende loonkosten hun grootste uitdaging (Brussels Times, op basis van onderzoek van SD Worx).
Evenementenlocaties, cateraars en restaurants ervaren dezelfde druk en berekenen die door. Ook reizen wordt duurder. Overal staan de budgetten om teams bij elkaar te brengen onder druk.
Dat zorgt voor een lastig dilemma. Het eindejaarsfeest is hét moment van het jaar waarop bijna iedereen graag samenkomt. Maar elke geboekte locatie, restaurantrekening en verplaatsing telt op.
Het goede nieuws is dat de kosten van een teamactiviteit meestal niet in de activiteit zelf zitten. Het grootste deel gaat naar locatiehuur, eten en drinken buiten kantoor en reizen. Bespaar daarop en je kunt met hetzelfde budget veel meer doen.
1. Gebruik je kantoor in plaats van een locatie te huren
De eenvoudigste manier om kosten te besparen is te blijven waar je bent. Laat de aanbieder van de teamactiviteit naar jullie toe komen.
De meeste Wildgoose-activiteiten kunnen op kantoor plaatsvinden of daar beginnen en eindigen. Activiteiten binnen zoals Level Up en Office Games: Festive Edition worden via de Wildgoose-app op interactieve schermen gespeeld. Je hoeft geen grote ruimte te huren en er hoeft geen materiaal te worden opgebouwd. Buitenactiviteiten met GPS kunnen bij jullie voordeur beginnen, teams door de omliggende straten leiden en hen weer terugbrengen voor de uitslag.
Er is nog een voordeel. Een teamactiviteit geeft mensen een goede reden om naar kantoor te komen. Collega’s delen een ervaring op de plek waar ze dagelijks werken.
Met kerst werkt dit extra goed. Organiseer ’s namiddags een feestelijke teamactiviteit op kantoor en ga daarna in dezelfde ruimte meteen door met een eindejaarsdrink. Eén locatie, geen verplaatsingen en geen extra boeking.
2. Laat eten en drinken naar het team komen
Catering op kantoor kost meestal veel minder dan een restaurantbezoek of een arrangement bij een evenementenlocatie.
Een eenvoudige opzet werkt goed. Bestel lunch of hapjes. Geef de teams op kantoor uitleg over het spel. Speel de activiteit binnen of ga naar buiten voor een buitenactiviteit. Kom daarna terug naar kantoor voor de uitslag, de afsluiting en een paar drankjes. De samenhorigheid blijft, net als de energie van een teamdag. Maar de totale kosten zijn veel lager.
Met kerst kan deze opzet een dure restaurantreservatie vervangen. Laat een feestelijke lunch op kantoor leveren, speel de activiteit en maak tijdens de drink de winnaars bekend. Een klant die een feestelijke kantooractiviteit boekte voor het kerstfeest, noemde het in een Engelstalige review een absolute aanrader voor elke kantoor- of teamdag (Trustpilot).
3. Verbind kantoren in verschillende steden, zonder te reizen
Werken jullie teams in verschillende steden? Dan hoef je niet iedereen naar één plek te laten komen.
Bij een activiteit in meerdere steden krijgt iedereen tegelijk uitleg via een videoverbinding. Daarna speelt elk kantoor dezelfde activiteit op de eigen locatie, met één gedeeld live klassement. Zo kan een team in Brussel het op hetzelfde moment opnemen tegen collega’s in Antwerpen, Gent en Luik.
We hebben al veel van dit soort activiteiten in meerdere steden georganiseerd. Amazon bracht bijvoorbeeld met The Ultimate 113 collega’s in Londen, Luxemburg en Madrid met elkaar in contact. Een van onze begeleiders op afstand gaf iedereen uitleg via de bestaande videovergadering van Amazon. Vervolgens streden alle teams in één gedeeld klassement. Geen vluchten, geen hotels en toch één gezamenlijke ervaring.
Zes maanden later boekte Amazon een tweede activiteit in meerdere steden. Karley Ray, Executive Assistant bij Amazon, zei: “We did the Ultimate with you in October and my team loved it.” (We hebben in oktober The Ultimate bij jullie gedaan en mijn team vond het geweldig.) Lees de case study over Amazons activiteit in meerdere steden.
Ook taal vormt geen drempel. Wildgoose-activiteiten kunnen in het Nederlands, Frans of Engels worden georganiseerd. Zo kunnen teams in Vlaanderen, Wallonië en Brussel allemaal aan dezelfde activiteit deelnemen.
Met kerst kunnen alle kantoren dankzij zo’n activiteit op dezelfde namiddag samen feestvieren. Niemand hoeft te reizen in de drukste weken van het jaar.
4. Kies een begeleider op afstand
Een begeleider op afstand sluit aan via een videoverbinding en hoeft dus niet naar jullie toe te reizen. Een begeleider op afstand kost doorgaans €300. Dat is minstens €600 minder dan een begeleider ter plaatse, waarvoor ook een minimumbesteding geldt.
Een begeleider ter plaatse is een uitstekende optie en we hebben begeleiders in België. Maar ook een begeleider op afstand geeft uitleg over het spel, beheert het live klassement en presenteert de einduitslag. Een klant die voor het team in Parijs een begeleider op afstand koos, noemde die in een Engelstalige review “absolutely brilliant” (Trustpilot).
5. Boek op rustigere momenten
Ben je flexibel met de datum? Informeer dan naar rustigere dagen en tijdstippen. Het is altijd de moeite waard om ernaar te vragen.
In België loopt de drukste periode voor bedrijfsfeesten van midden november tot 15 december. Populaire locaties in steden zoals Brussel kunnen drie tot vier maanden op voorhand volgeboekt zijn (INNOV’events). Begin december is het ook druk door Sinterklaasvieringen op 6 december.
Er zijn verschillende manieren om een rustiger moment te vinden.
- Kan het in de tweede helft van december? Feesten op weekdagen na 15 december bieden meer flexibiliteit en soms lagere prijzen. Hou er rekening mee dat de kerstvakantie begint op maandag 21 december. Sommige collega’s zijn dan misschien al met vakantie.
- Liever een rustige dag? Maandag, dinsdag en woensdag zijn rustiger dan donderdag en vrijdag.
- Kan het in de voormiddag? De vraag is in de voormiddag meestal lager dan ’s namiddags. Speel de activiteit in de voormiddag, lunch daarna op kantoor en sluit de namiddag af met een paar drankjes.
- Wat dacht je van een nieuwjaarsreceptie? Steeds meer Belgische bedrijven verplaatsen hun feest naar januari, wanneer locaties makkelijker te boeken zijn en de prijzen weer op het normale niveau liggen. Een teamactiviteit vóór de nieuwjaarsreceptie geeft het team iets om naar uit te kijken na de feestdagen.
6. Kies een aanbieder die technologie inzet
De manier waarop een activiteit wordt georganiseerd, heeft veel invloed op de prijs.
Voor traditionele teambuilding zijn vaak busjes vol materiaal en grote teams van medewerkers nodig. Die kosten worden verwerkt in de prijs die je betaalt. Bij Wildgoose verloopt elke activiteit via het Wildgoose Platform, op de eigen telefoons en laptops van de deelnemers. Er hoeven geen kisten met materiaal te worden vervoerd en er zijn minder medewerkers nodig ter plaatse. Daardoor zijn onze activiteiten eenvoudig te organiseren, makkelijk opnieuw te spelen en voordeliger.
7. Organiseer regelmatig online activiteiten tussen fysieke bijeenkomsten door
Een online activiteit is een van de voordeligste manieren om mensen bij elkaar te brengen.
Online activiteiten vervangen fysieke ontmoetingen niet, en dat is ook niet onze bedoeling. Maar niet iedereen hoeft elke keer in dezelfde ruimte te zijn. Een korte online activiteit per maand houdt teams met elkaar verbonden tussen de grotere bijeenkomsten door. Collega’s doen mee van thuis uit of vanop verschillende kantoren, en de kosten zijn aanzienlijk lager dan bij een activiteit waarbij iedereen fysiek samenkomt.
Een online kerstactiviteit lost ook praktische problemen op. Collega’s wonen misschien in verschillende delen van het land. Sommigen moeten rekening houden met de opvang van hun kinderen. Naar een feest reizen kost tijd en geld. Met een online activiteit kan iedereen meedoen, waar ze ook zijn, met één gedeeld klassement. Zo bied je je team met kerst iets attents en inclusiefs aan.
Lagere kosten, dezelfde verbinding
Stijgende kosten zijn een reden om het anders aan te pakken. Ze zijn geen reden om het eindejaarsfeest over te slaan.
De waarde van een teamactiviteit zit in de gezamenlijke ervaring. Collega’s lachen samen, lossen samen problemen op en leren elkaar beter kennen. Daarvoor zijn geen dure locatie of lange reis nodig.
Wildgoose heeft meer dan 22 jaar ervaring met het organiseren van teamactiviteiten voor de grootste merken ter wereld. Op Trustpilot krijgen we een score van 5,0 uit 5 op basis van meer dan 650 reviews. Vertel ons je budget, de grootte van je team en waar je collega’s zich bevinden. Wij stellen de voordeligste manier voor om hen bij elkaar te brengen. Gebruik je kantoor, verbind je steden en wij komen naar jullie toe.
Bekijk direct de prijs voor je teamactiviteit met kerst
Veelgestelde vragen
Hoe organiseren we een teamactiviteit met kerst met een beperkt budget?
Organiseer de activiteit op je eigen kantoor, laat catering leveren en kies een begeleider op afstand. Daarna kunnen jullie in dezelfde ruimte meteen doorgaan met de eindejaarsdrink, zonder locatiehuur of verplaatsingskosten.
Wat kost een teambuildingactiviteit met kerst?
Wildgoose-teamactiviteiten zijn beschikbaar vanaf €15 per persoon. Buitenactiviteiten met GPS zijn iets duurder. Een begeleider op afstand kost doorgaans €300 extra. Op elke activiteitenpagina staat een interactieve prijscalculator die de exacte prijs voor je groepsgrootte en gekozen opzet berekent.
Wanneer moeten we teambuilding met kerst in België boeken?
Zo vroeg mogelijk. De drukste periode loopt van midden november tot 15 december. Voor een voordeliger optie kun je kiezen voor een weekdag in de tweede helft van december, maandag tot en met woensdag, een voormiddag of een nieuwjaarsreceptie in januari.
Kunnen activiteiten in het Nederlands en het Frans worden georganiseerd?
Ja. Wildgoose-activiteiten kunnen in het Nederlands, Frans of Engels worden georganiseerd, zodat tweetalige en internationale teams samen kunnen deelnemen.
Hoe kunnen bedrijven besparen op teambuildingactiviteiten?
De grootste besparingen zitten in het vermijden van reizen en locatiehuur. Organiseer de activiteit vanuit je eigen kantoor, laat catering leveren, verbind kantoren via een videoverbinding in plaats van te reizen, kies een begeleider op afstand en boek op een rustigere dag.
Kunnen teambuildingactiviteiten op kantoor plaatsvinden?
Ja. De meeste Wildgoose-activiteiten kunnen op kantoor worden gespeeld of daar beginnen en eindigen. Activiteiten binnen worden via de app op interactieve schermen gespeeld en buitenactiviteiten kunnen bij jullie voordeur beginnen.
Is een begeleider op afstand goedkoper dan een begeleider ter plaatse?
Ja. Een begeleider op afstand kost doorgaans €300. Dat is minstens €600 minder dan een begeleider ter plaatse, waarvoor ook een minimumbesteding geldt. Een begeleider op afstand geeft ook uitleg over het spel, beheert het live klassement en presenteert de uitslag.
Hoe organiseren we één teamactiviteit voor meerdere kantoren?
Iedereen krijgt tegelijk uitleg via een videoverbinding. Daarna speelt elk kantoor dezelfde activiteit op de eigen locatie en strijden alle teams in één live klassement.
Is online teambuilding goedkoper dan teambuilding op locatie?
Ja, meestal is het aanzienlijk goedkoper omdat er geen reis-, locatie- of cateringkosten zijn. Het werkt het best als regelmatige aanvulling op fysieke bijeenkomsten, niet als vervanging.
Waarom zijn teambuildingactiviteiten die technologie inzetten voordeliger?
Ze worden gespeeld op de eigen telefoons en laptops van de deelnemers. Daardoor hoeft er geen materiaal te worden vervoerd en zijn er op de dag zelf minder medewerkers nodig.
